广东省民政厅
关于印发《广东省特困人员供养服务机构入住老年人档案管理工作指引》的通知
各地级以上市民政局：
为进一步规范我省特困人员供养服务机构入住老年人档案管理工作，确保集中供养特困老年人档案的完整性与安全性，根据《中华人民共和国档案法》《广东省档案条例》及《养老机构管理办法》《广东省养老服务条例》等法规规章，结合工作实际，制定本工作指引，请遵照执行。
广东省民政厅
2022年8月11日
广东省特困人员供养服务机构入住老年人档案管理工作指引
第一条 为进一步规范我省特困人员供养服务机构入住老年人档案管理工作，确保集中供养特困老年人档案的完整性与安全性，根据《中华人民共和国档案法》《广东省档案条例》及《养老机构管理办法》《广东省养老服务条例》等法规规章，结合工作实际，制定本工作指引。
第二条 本指引所称特困人员供养服务机构（以下简称“供养机构”）是指依法办理登记且在广东省行政管辖区内，为集中供养特困老年人提供全日集中住宿和照料护理服务的社会福利院、敬老院、公建民营和接受委托供养的其他养老机构。
第三条 本指引所称特困人员供养服务机构入住老年人档案是指集中供养特困老年人居住在供养机构过程中，形成的具有保存和核查利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录，是机构档案资料的重要组成部分。
第四条 特困人员供养服务机构入住老年人档案实行统一领导、分级管理的原则。
省民政厅负责全省特困供养人员服务机构入住老年人档案管理工作的指导和监督。
地级以上市、县级民政部门负责本行政区域内特困人员服务机构入住老年人档案管理工作的指导、监督和检查等工作。
镇（街）负责具体指导辖区内敬老院等机构老年人档案管理工作，帮助机构完成整理、收集等工作。
各供养机构履行集中供养特困老年人资料收集、整理、归档和移交等工作的主体责任。特困人员外托后仍然营业的敬老院，档案应由原敬老院负责，方便档案统一、集中管理，受委托机构应协助敬老院做好档案管理的各项收集工作。
各供养机构应安排专（兼）职人员履行集中供养特困老年人资料收集、整理、归档和移交等工作职责。
第五条本指引中所涉及的集中供养特困老年人档案资料根据其形成规律和特点原则上分为基本信息类、健康管理类、财务类、其他类，归档范围如下：
（一）基本信息类
1.特困老年人身份证复印件；
2.户口本复印件；
3.医保卡复印件；
4.残疾证复印件（如有）；
5.特困人员救助供养证复印件；
6.服务合同（协议）；
7.接收手续、入住机构手续；
8.民政部门认为应当归档的其他材料。
（二）健康管理类
1.老年人能力评估报告；
2.病史记录和每年至少1次的健康体检报告；
3.护理记录表、机构内外就医病历、日常用药记录等资料；
4.辅助检查报告单等资料；
5.退住或死亡的相关证明资料；
6.民政部门认为应当归档的其他材料。
（三）财务类
1.供养费的拨付；
2.零用金发放记录；
3.代管零用金收支记录；
4.遗物款的处理记录。
（四）其他类
1.乡镇人民政府（街道办事处）委托书（仅入住公建民营机构、非本镇街举办的公办养老机构时需要）；
2.日常管理、安全巡查记录；
3.特殊事件处理担保人知情同意书。
第六条 集中供养特困老年人整理和归档要求：
（一）集中供养特困老年人档案应以“个人”为单位整理、编目、归档，以入住年份为单元分类存档。
（二）档案资料的形成部门应根据有关规定，建立健全集中供养特困老年人档案资料的收集、整理、归档和借阅等档案管理制度。
（三）归档资料应收集齐全、完整、准确，确保档案的安全和低保信息资源共享。
（四）归档资料应做到字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等标识完整齐备，信息载体和书写材料应当符合档案保管要求，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水和红墨水笔等不耐久字迹材料。
（五）归档的电子文档应与相应的纸质材料内容保持一致。
（六）集中供养特困老年人档案资料，应在次年度2月底前完成上年度材料的收集、整理、归档工作。
第七条 集中供养特困老年人档案的整理规则与保管期限：
（一）基本信息类和其他类的档案整理可参考《归档文件整理规则》（da/t22）或《文书档案案卷格式》，保管期限自服务协议期满后不少于5年。
（二）健康管理类档案整理可参考《医疗机构病历管理规定》，保管期限自服务对象最后一次就诊之日起不少于15年。
（三）财务类档案资料的整理、保管期限，可参考《会计档案管理办法》。
第八条 配备适合各类档案载体保管的库房或专柜，配置防火、防盗、防潮防高温、防虫、防鼠、防尘、防光等设施设备，保证集中供养特困老年人档案的存放安全。
第九条 对破损、虫蛀、褪色或字迹模糊的集中供养特困老年人档案，应当及时修补、复制或进行其他技术处理。
第十条 集中供养特困老年人档案不得外借。其他机构和个人确因工作需要查阅档案，必须凭单位介绍信、单位证明或个人有效证件（身份证）等证明材料，并经供养机构负责人审批，办理登记手续后方可提供查阅。
第十一条 查阅集中供养特困老年人档案时应严格遵守档案管理的有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。
第十二条 集中供养特困老年人档案的销毁严格按销毁程序进行，并将鉴定结论、销毁报告和销毁清册归入全宗卷永久保管。在销毁档案时，现场应有两人共同监销，监销人应在销毁清册上签字。
第十三条 已销毁的档案应在归档文件目录备注项中注明已销毁字样。
第十四条 属于进档案馆范围的集中供养特困老年人档案（包括电子文档），应依法依规依程序向当地档案馆移交。在移交档案时，应同时将集中供养特困老年人档案纸质目录（一式三份）及其电子版目录一并移交。
第十五条 集中供养特困老年人档案管理工作的奖惩参照上级相关档案规定执行。
第十六条地级以上市、县级民政部门要结合本地实际，每年须对特困老人的基本信息类、健康管理类、财务类、其他类档案进行不少于一次督导检查，及时查漏补缺，检查的具体内容详见本指引第五条。
第十七条 本指引由广东省民政厅负责解释。
第十八条 本指引自发布之日起施行。